Sociaal domein
Maart 2024 tot hedenHoe zorg je dat een cliëntregistratiesysteem jeugdprofessionals echt ondersteunt én voldoet aan privacy-eisen? Voor Jeugdteam Zaanstad reviseren en herinrichten we Mens Centraal samen met professionals, ambassadeurs en leverancier. Met een agile aanpak, workshops, acceptatietesten, DPIA en een opleidingsprogramma verminderen we dubbele registratie, verbeteren we het werkproces en vergroten we het draagvlak.
Context & doelstelling
Jeugdteam Zaanstad wil cliëntregistratiesysteem Mens Centraal beter laten aansluiten op de werkprocessen van jeugdprofessionals, met aandacht voor werkbaarheid, privacy en datagedreven werken. Medewerkers liepen aan tegen beperkt gebruiksgemak en dubbele registratie, wat de administratieve last vergrootte en het cliëntperspectief onder druk zette. Het traject richt zich op een vernieuwde inrichting die de praktijk ondersteunt, samenwerking versterkt en voldoet aan gemeentelijke eisen.
Samenwerking
- Gemeente Zaanstad
- Xxllnc
- Ambassadeurs uit de jeugdteams
- Vertegenwoordigers van privacy en informatiebeveiliging
Onze aanpak
- Agile werkwijze met korte sprints, demo's en stand-ups
- Workshops en validatiesessies met jeugdprofessionals
- Acceptatietesten met supergebruikers
- Ontwerp van procesflows en registratievelden
- Privacy Impact Assessment (DPIA) Ontwikkeling en uitvoering van een opleidingsprogramma voor alle medewerkers
- Begeleiding implementatie en borging via projectoverleg
Behaalde resultaten
- Werkbare inrichting van Mens Centraal afgestemd op de praktijk
- Minder dubbele registratie en complexiteit
- Verbeterde aansluiting tussen werkproces en systeem
- Vergroot draagvlak door betrokkenheid van ambassadeurs
- Borging van privacy en informatiebeveiliging
- Succesvolle uitrol van opleidingsprogramma, waardoor medewerkers zich sneller en zekerder de nieuwe inrichting eigen maakten
Leerpunten
- Beperkte softwareflexibiliteit vroeg om creatieve oplossingen
- Samenwerking met de leverancier vroeg om duidelijke prioritering en consistent overleg; door heldere communicatie en gezamenlijke besluitvorming zijn de belangrijkste wensen gerealiseerd
- Het borgen van Agile ritmes (sprints, demo's, retrospectives) in een gemeentelijke context vroeg om discipline en duidelijke communicatie
